El contenido de las cartas comerciales
Muchas cartas de correo comercial tienen un triple objetivo:
- Transmitir un mensaje del remitente al destinatario.
- Hacer reaccionar al destinatario.
- Hacer que el destinatario reciba una buena impresión del remitente y de su empresa.
Un gran porcentaje de los miles de cartas comerciales que se envían cada día, no sólo no consiguen los objetivos dos y tres, sino tampoco el principal, es decir, transmitir un mensaje claro e inequívoco al destinatario.
Ciertamente, escribir cartas no es una tarea fácil; básicamente deben tener claridad, simplicidad, brevedad y cordialidad. La escritura clara es el resultado de un pensamiento claro y organizado y, a la inversa, la escritura confusa es el resultado del pensamiento confuso.
Pensar antes de escribir.
Todos los textos comerciales deben ser claros. Hay que evitar Decidir qué es lo que se quiere decir antes de lanzarse a convertir los pensamientos en palabras. Primeramente conviene organizar la mente antes de redactar, luego anotar los puntos de la carta que se va a responder, y mencionar cada uno en un momento adecuado. Incluir en un mismo punto tres reflexiones no significa brevedad, sino más bien confusión. Cuando un punto está desarrollado hay que redactar otro, y no parafrasear ni repetir lo mismo a lo largo del texto.
Frases repetidas - Herramienta de los perezosos.
La claridad y sencillez de las cartas dependerá, obviamente, de la elección de las palabras, pero primero sería bueno crearse el hábito de utilizar el número imprescindible de palabras para expresar lo deseado.
No es fácil deshacerse de las palabras superfluas. Lea cada una de las frases de su carta y contéstese a usted mismo: ¿es realmente necesaria esta palabra?, ¿cambiará el sentido si la elimino? Si su respuesta es “no”, entonces quite la palabra redundante.
La carta ganará en claridad y concisión con esta operación de limpieza. Infelizmente todavía perduran en algunas cartas de empresas elementos arcaicos del lenguaje comercial.
Las frases repetidas son las herramientas de los perezosos. Lo tienen todo demasiado dispuesto en sus mentes, liberándose al redactar del esfuerzo de pensar.
Solo algunas ideas para sustituir frases que resultan poco adecuadas:
- En los próximos días… Muy pronto (mejor poner la fecha)
- Le rogamos… No ruegue, vaya directo al asunto.
- Ha sido enviado… Enviado (Por correo, por avión etc.)
- Adjunto le remitimos… Adjuntamos…
- Usted mismo… Usted.
- Hemos recibido… Recibimos…
- Queremos comunicarles… Comunicamos…
- Actualmente en nuestro haber… Ha llegado…
La mayor parte de estas frases hechas resultan inútiles, sin embargo, esto no significa que cada una de las frases comerciales tenga que ser evitada por el escritor prudente. Se debe cultivar el hábito de buscar en el diccionario la palabra que se quiere utilizar.
Es sorprendente la frecuencia con que las palabras son utilizadas sin que expresen exactamente el contenido que se pretende.
Otra consideración importante
A la vez que se recomienda el empleo de la palabra corta, también se recomienda el de la frase corta. Es más moderno que el uso de las largas. Se ha comprobado que es más fácil de entender un escrito que contenga principalmente frases cortas; es más legible.
Sea simple, directo y objetivo
Modelo de cartas actuales.
1.
Estimado cliente:
¿Limpieza en seco en mitad del verano? ¿Por qué no, si puede tener el trabajo hecho con un considerable ahorro? Desde ahora hasta el próximo día 30 de julio todo lo que tenga que limpiar en seco será efectuado con un 25% de descuento, respecto al precio actual.
Esperamos su llamada. Teléfono:…
Cordiales Saludos.
2.
Distinguido señor:
Miles de comerciantes han escogido nuestros armarios empotrados. ¿Y usted? ¿No tiene problemas de espacio para el almacenaje? Si lo tiene, ¿por qué no deja que le ayudemos?
Llame a uno de nuestros representantes: Sr. …… Teléfono:…
Gracias por la atención.
Atentamente.
3.
(Carta de cobros)
Distinguido Señor
¿No recibió el aviso sobre su deuda que le enviamos recientemente, con la cantidad indicada abajo?
Si ya nos ha mandado el pago, acepte por favor, nuestro más sincero agradecimiento. Si no lo ha hecho, ¿podría hacer el esfuerzo de enviarnos un cheque?
Cantidad a pagar:…
Atentamente.
Las cartas son el escaparate de la empresa. Escriba siempre con objetividad, responsabilidad y claridad y, no deje que las personas duden de su capacidad.
Buena comunicación.
Manuela Rodriguez